Le 13/03/2021 à 10h15, le conseil d’administration de l’association PassPorcheville s’est réuni au 16 boulevard de la République à Porcheville sur convocation du président conformément à l’article 8 du règlement intérieur.
Etaient présents : Caroline Blanchet (à partir du point 1.3), Candy Blommaert (à partir du point 1.3), Fabien Fournier, Philippe Morice, Bruno Morosinotto-Hamot et Isabelle Thibault.
Etait représentée : Angélique Duverger par Bruno Morosinotto-Hamot.
Etaient excusés : Houraye Dabo et Boris Bretaudeau.
Au vu de la feuille de présence annexée, la moitié au moins des membres étant présents ou représentés tout au long de la réunion, le conseil d’administration peut donc valablement délibérer, conformément à l’article 15 des statuts.
Deux invitées (jusqu’au point 1.2) : Caroline Blanchet et Candy Blommaert. Un tour de table de présentation est fait.
Le conseil d’administration est présidé par Bruno Morosinotto-Hamot, en qualité de président de l’association. Il est assisté par Isabelle Thibault, secrétaire de l’association.
Le président demande une minute de silence pour commémorer les personnes disparues pendant cette période compliquée.
Le président rappelle l’ordre du jour figurant sur la convocation :
• vie de l’association : validation des comptes rendus, adhésions, point financier, …
• instances : fonctions, fonctionnements, nomination des membres du bureau, cooptation, …
• point sur les activités : aides, événements, pédibus, jardin, devoirs, …
• assemblée générale : convocation, tenue, tarification, …
• questions diverses
Il est proposé d’inverser le point 1 et le point 2. Le conseil d‘administration valide à l’unanimité (5/5) l’ordre du jour suivant :
• instances : fonctions, fonctionnements, nomination des membres du bureau, cooptation, …
• vie de l’association : validation des comptes rendus, adhésions, point financier, …
• point sur les activités : aides, événements, pédibus, jardin, devoirs, …
• assemblée générale : convocation, tenue, tarification, …
• questions diverses
1- Instances
– Le président indique le non-paiement des cotisations de Houraye Dabo pour les années 2019 et 2020.
De ce fait, elle peut être considérée comme n’étant plus membre de l’association et par conséquence ne pouvant plus siégée au conseil d’administration. Le conseil d’administration approuve à l’unanimité (5/5) sa radiation et salue l’engagement de Houraye Dabo dans l’association.
– Sur proposition du président, le conseil d’administration accepte à l’unanimité (5/5) la cooptation de Caroline Blanchet et de Candy Blommaert aux 2 sièges ouverts à cet effet. Cette décision sera soumise à l’approbation de la prochaine assemblée générale.
– Le conseil d’administration souhaite la bienvenue à nos deux nouvelles administratrices de l’association.
– Dorénavant, le conseil d’administration est composé de : Caroline Blanchet, Candy Blommaert, Boris Bretaudeau, Angélique Duverger, Fabien Fournier, Philippe Morice, Bruno Morosinotto-Hamot et Isabelle Thibault et 2 sièges vacants.
– Il est rappelé au conseil d‘administration que Boris Bretaudeau a démissionné de son poste de trésorier à la clôture de l’exercice de 2019, acté par l’assemblée générale du 04/01/2020.
– Après discussion, le conseil d’administration valide à l’unanimité (7/7) le nombre de quatre membres siégeant au bureau et nomme les membres suivants aux fonctions ci-dessous :
• président : Bruno Morosinotto-Hamot
• vice-président : Fabien Fournier
• trésorière : Caroline Blanchet
• secrétaire : Isabelle Thibault
– Au vu des circonstances exceptionnelles de la Covid-19, le président a comblé la fonction de trésorier.
De ce fait, à l’unanimité (7/7), le conseil d’administration ordonne une commission spéciale afin de contrôler toutes les écritures financières et désigne Philippe Morice et Candy Blommaert en tant que vérificateurs des comptes pour l’année 2020. Ils devront émettre un avis sur la tenue des comptes pendant cette période et contre signer les paiements de plus de 500 euros sur toute l’année pour la même personne physique ou morale.
– A l’unanimité (7/7), le conseil d’administration donne pouvoir au président, à défaut à la secrétaire, à défaut à tout membre du conseil d’administration pour l’accomplissement des formalités légales de publication.
– Il est constaté qu’aucune réunion du bureau et du conseil d’administration n’ont eu lieu l’année passée. Pour mémoire, en 2019 et en 2018, une seule réunion du conseil d’administration avait eu lieu. Or, il est stipulé à l’article 15 des statuts « le conseil d‘administration se réunit au moins deux fois par an ».
2- Vie de l’association
– Il est précisé que depuis le 16/03/2020, date du premier confinement de la Covid-19, l’administration et les activités de l’association tournent au ralenti et avec un effectif restreint.
– Les procès-verbaux du conseil d’administration du 09/11/2019 et de l’assemblée générale du 04/01/2020 sont acceptés à la majorité (5/7) sans modification.
– Le principe de cotisation réglée valant signature du bulletin d’adhésion est accepté à l’unanimité (7/7) avec application à partir du 16/03/2020 et jusqu’à la fin de la pandémie.
– Depuis le dernier bureau du 28/06/2019, aucune validation d’adhésion n’a eu lieu.
Le président suspend la séance de 11h35 à 11h40 afin que les 4 membres du bureau se réunissent pour agréer ou non les adhésions des nouveaux membres.
– Le président présente l’état financier au 31/12/2020 qui dégage un solde positif de 2055.42 €.
– Au 31/12/2020, l’association comptait 49 membres dont 3 nouvelles adhésions.
3.1- PassAides et PassAnniv’
– Depuis le début de l’année 2020, 32 aides et 0 anniversaire ont été réalisés et ont rapporté 764.00 €.
3.2- Jardin
– Le jardin n’a pas été fréquenté.
3.3- PassPédibus
– Depuis le 13/03/2020, début du confinement pour pandémie et l’ouverture du groupe scolaire Nelson Mandela en septembre 2020, le dispositif a été mis en sommeil.
3.4- Aide aux devoirs
– Du 02/09/2019 au 12/03/2020, l’activité a été fréquentée par 29 enfants (de la petite section à la 3ème) et 6 bénévoles les lundis, mardis et jeudis.
– Suite aux recommandations de non-brassage des enfants des différentes écoles, l’association n’assure plus l’aide aux devoirs depuis la rentrée scolaire 2020/2021.
3.5- Forum des associations
– PassPorcheville n’a pas participé au forum des associations de la ville.
3.6- Halloween
– Le pédibus Halloween tour a été finalement annulé.
3.7- Téléthon
– Le Téléthon n’a pas eu lieu.
3.8- Autres
– Une revente de masques jetables aux membres et bénévoles en priorité puis le surplus aux non membres de l’association a été organisée à prix coutant.
– Une subvention exceptionnelle de 2044.49 euros a été accordée par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie pour distribuer 32000 masques aux démunis devant la pandémie de Covid 19 en partenariat avec les Caisses Communales d’Action Sociale de Porcheville et Issou, les campings de Porcheville, le Centre d’Accueil de Demandeurs d’Asile de Porcheville, les associations caritatives.
L’avance de fond d’un administrateur (Bruno Morosinotto-Hamot) pour cette opération sera remboursée immédiatement dès le versement de la subvention (exercice 2021).
– Une subvention de 1000.00 euros a été accordée par La Poste pour l’achat de petit matériel pour l’activité de couture.
– Grâce au budget participatif écologique de la région Ile de France session 1, l’association sera subventionnée pour le projet « les couturières de la récup » à hauteur de 9209 euros hors taxes.
– Pour la 2ème session, 3 projets sont présentés : jardin et verger partagés pour 9914 euros, les défenseurs contre les frelons et chenilles urticantes pour 9994 euros et le Upcycling pour 6228 euros.
– L’association a adhéré le 15/06/2020 au dispositif du Pass+ à l’initiative du département qui consiste à fournir une aide financière aux jeunes jusqu’à 80 euros pour les activités sportive et culturelles.
4- Assemblée générale
– Il est rappelé l’article 6 du règlement intérieur qui stipule : « …Le vote par correspondance n’est pas admis… »
– A titre exceptionnel, le conseil d ‘administration autorise à l’unanimité (7/7) le vote par correspondance (lettre, courrier électronique et télémessage) suivant les dispositions légales en vigueur durant la pandémie de la Covid-19.
– L’assemblée générale ordinaire de l’association PassPorcheville se tiendra à huis clos le samedi 10/04/2021 (date prévisionnelle) à 10h00 au siège de l’association. Trois membres du conseil d‘administration seront présents afin de contrôler la conformité de la tenue du vote par correspondance.
– L’ordre du jour figurant sur la convocation et le bulletin de vote par correspondance seront :
• approbation du rapport moral et d’activité
• approbation du rapport financier et approbation des comptes de l’exercice clos
• fixation du montant des cotisations
• fixation de la tarification appliquée aux activités
• fixation du barème des remboursements
• questions diverses
– Seuls les membres à jour de leur cotisation au 31/12/2020 pourront participer au vote.
– Les membres du conseil d’administration proposent le report à l’identique des montants des prestations et des cotisations.
5- Questions diverses
– Pas de question diverse.
L’ordre du jour étant épuisé. Le président lève la séance à 12h45.
En conséquence de tout ce qui précède, il est dressé le présent procès-verbal du conseil d’administration.
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