Au vu des contraintes sanitaires et suivant les dispositions en vigueur pendant la pandémie de la covid 19 pour la tenue de l’assemblée générale clôturant l’exercice de l’année 2020, le conseil d’administration a retenu la possibilité de consulter les membres par correspondance du 07 au 22/07/2021.
Le 26/07/2021 à 18h00, le dépouillement des votes de l’assemblée générale ordinaire de l’association PassPorcheville s’est tenu au 16 boulevard de la République, à Porcheville.
Etaient présents 2 membres : Caroline Blanchet et Bruno Morosinotto-Hamot.
Ont voté par correspondance suivant la feuille de participation annexée au présent procès-verbal 21 des 49 membres au 31/12/2020 soit une participation de 42.86 %.
L’assemblée générale est présidée par Bruno Morosinotto-Hamot, en qualité de président de l’association. Il est assisté par Caroline Blanchet.
Le président remercie les 21 personnes qui ont participé au vote par correspondance.
Il est rappelé l’ordre du jour figurant sur le courrier de vote par correspondance :
- approbation du rapport moral et d’activité
- approbation du rapport financier et approbation des comptes de l’exercice clos
- remarques sur le compte rendu de l’assemblée générale de l’année précédente
- fixation du montant des cotisations
- fixation de la tarification appliquée aux activités
- fixation du barème des remboursements
- élection des membres du conseil d’administration
- formalités légales de publication
Pour chaque résolution, les membres devaient indiquer leur choix et un seul parmi les 4 propositions (pour, contre, abstention ou ne prend pas part au vote) sur le coupon réponse à retourner à l’association par courrier (16 boulevard de la République 78440 Porcheville) ou par email (ag2020@passporcheville.fr).
Au pli, étaient annexés l’exposé de l’assemblée générale, le compte de résultat 2018-2019-2020, le budget prévisionnel 2021 ainsi que le compte rendu de l’assemblée générale 2019 qui s’est tenue le 04/01/2020.
Il est précisé que :
- si aucun choix n’est indiqué pour une résolution, le vote de cette résolution sera considéré comme « Nul ou blanc ».
- si plusieurs choix sont indiqués pour une résolution, le vote de cette résolution sera considéré comme « Nul ou blanc ».
Résolution 1- Approbation du rapport moral et d’activité (2020)
La pandémie a fortement impacté notre quotidien à toutes et à tous. Le fonctionnement et les activités de l’association n’ont pas été épargnés.
Le président rappelle à l’assemblée que l’article 15 des statuts stipule « le conseil d ‘administration se réunit au moins deux fois par an ». Or, en 2020 comme les 2 années précédentes, le président n’a convoqué qu’une seule fois cette instance car il ne ressentait pas la nécessité de plus.
Au 31/12/2020, l’association compte 49 membres dont 3 nouvelles adhésions.
Composée de 75.51 % de Porchevillois(es), l’âge moyen est de 65 ans. La proportion hommes/femmes est de 33 femmes et 16 hommes.
Le président remercie le conseil municipal de Porcheville, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Yvelines, les entreprises et les particuliers pour le soutien financier, matériel et moral qu’ils ont accordé à l’association tout au long de l’année qui vient de s’écouler.
- Pédibus :
Le PassPédibus est un groupe d’enfants conduit à l’école à pied par des bénévoles. Ce système d’entraide présente de nombreux avantages en termes de sécurité, de pédagogie, de santé, d’environnement, d’économie et de solidarité. Seule la ligne République a fonctionné jusqu’au 13/03/2020 (date du début du confinement pour pandémie) les lundis, mardis, jeudis et vendredis avec une fréquentation quotidienne moyenne de 5 enfants accompagnés par 3 bénévoles. En septembre 2020, l’école Nelson Mandela ayant ouvert ses portes, la ligne République a été mise en sommeil.
- Aides :
L’association propose différentes sortes d’aides : l’aide aux formalités, l’assistance technique et la mise en relation (co-voiturage, jardinage, ménage, petit bricolage, …). En 2020, 32 PassAides ont été réalisées essentiellement dans le cadre de l’aide aux formalités et l’assistance technique pour une durée annuelle estimée à 191 heures.
- Aide aux devoirs :
Jusqu’au 12/03/2020, les lundis, mardis et jeudis, après les cours (16h30), le pédibus achemine les élèves des trois écoles de la ville (maternelle les marronniers, élémentaire Pierre et Marie Curie et privée Maturin Cordier) au siège de l’association. Quelques élèves du collège Jacques Cartier d’Issou et du collège privé Maturin Cordier arrivent par leurs propres moyens. Un temps de détente est accordé pour la prise du goûter (non fourni par l’association) puis les enfants commencent leurs devoirs aidés par des bénévoles de l’association jusqu’à 18h30. 29 enfants et 6 bénévoles ont fréquenté régulièrement cette activité.
- Anniversaire :
Le PassAnniv’ consiste à animer l’anniversaire d’enfants d’âges maternels, élémentaires ou pré-ados. Deux formules sont proposées (sans ou avec le goûter). Sur l’année 2020, aucun PassAnniv’ n’a été réalisé.
- Jardin partagé :
L’association met à disposition, en commun, du matériel de jardinage et environ deux cents mètres carrés de terre afin de jardiner et de récolter sa production personnelle de fruits et légumes. En 2020, aucun jardinier s’est investi dans le jardin. Un projet en partenariat avec la région Ile-de-France est à l’étude.
- Halloween tour :
En cette crise sanitaire, le pédibus Halloween tour prévu pour le 31/10/2020 a été annulé.
- Forum :
L’association n’a pas participé au forum des associations de la ville le samedi 05/09/2020 après-midi.
- Téléthon :
Confinement étant, le Téléthon a été annulé.
En 2020, le bénévolat représentait 976 heures pour l’ensemble des activités. Les opérations spécifiques à la Covid 19 (cellule d’entraide, confection de masques ou de surblouses,…) n’ont pas pu être quantifiées.
Après dépouillement (20 pour – 0 contre – 0 abstention – 1 ne prend pas part au vote – 0 nul ou blanc), l’assemblée donne quitus à l’unanimité au conseil d’administration pour son rapport moral et d’activités de l’année 2020.
Résolution 2- Approbation du rapport financier et des comptes de l’exercice clos (2020)
Pour mémoire, une commission spéciale mandatée par le conseil d’administration et composée de Caroline Blanchet, Candy Blommaert et Philippe Morice s’est réunie le 20/03/2021 en présence du président afin de vérifier toutes les écritures de l’exercice financier 2020. Aucune anomalie n’a été relevée.
Avec un report 2019 de 1662.96 €, des dépenses pour 5336.53 € et des recettes pour 5728.99 €, il en dégage un bénéfice de 2055.42 €. Il est souligné que les produits sont supérieurs aux charges.
Il est précisé que :
- 155 pièces comptables ont été traitées.
- l’association a reçu 6 dons financiers gage de gratification des actions menées.
- il n’y a pas eu de remboursement de frais pour les administrateurs et les bénévoles.
- Smacl assurances couvrent 4 membres du bureau, 6 bénévoles et 30 enfants.
- une subvention exceptionnelle a été demandée auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie pour distribuer 32000 masques aux démunis devant la pandémie de Covid 19.
- le compte 6132 correspond aux sommes versées à Bruno Morosinotto-Hamot et à Angélique Duverger, membres du conseil d’administration et propriétaires du local où siège l’association pour la mise à disposition du lieu. Ces derniers ont consenti un geste de solidarité pour situation exceptionnelle (Covid 19) de 1875.00 € ramenant le coût total de la mise à disposition à 1125.00 €.
- tous les documents comptables sont consultables sur simple demande par tous les membres de l’association.
Le budget prévisionnel pour 2021 prévoit 13679.00 € en dépenses et 11624.00 € en recettes.
Les demandes des subventions s’élèveront à 10209.00 € dont 9209.00 € auprès du budget participatif de la région Ile de France pour l’achat de matériels et 1000.00 € auprès du groupe La Poste pour l’achat de consommables pour un projet de développement durable et solidaire.
Après dépouillement (19 pour – 0 contre – 0 abstention – 2 ne prend pas part au vote – 0 nul ou blanc), le compte de résultat 2020 et le budget prévisionnel 2021, annexés au présent compte rendu, sont acceptés à l’unanimité par l’assemblée.
Résolution 3- Remarques sur le compte rendu de l’assemblée générale de l’année précédente (2019)
Il est proposé d’adopter sans modification ou complément le compte rendu de la précédente assemblée générale du 04/01/2020.
Après dépouillement (19 pour – 0 contre – 2 abstention – 0 ne prend pas part au vote – 0 nul ou blanc), le compte rendu de la précédente assemblée générale du 04/01/2020 est validé sans modification à la majorité par l’assemblée.
Résolution 4- Fixation du montant des cotisations (2021 et 2022)
Il est proposé à l’assemblée de confirmer la cotisation annuelle à 14 € pour 2021 adoptée le 05/01/2020 et de reconduire le même montant pour l’année 2022.
Après dépouillement (20 pour – 0 contre – 0 abstention – 1 ne prend pas part au vote – 0 nul ou blanc), l’assemblée fixe à l’unanimité la cotisation annuelle à 14 € pour les années 2021 et 2022.
Résolution 5- Fixation de la tarification appliquée aux activités (2021)
Il est proposé à l’assemblée de reconduire la tarification suivante, applicable depuis le 01/01/2016 :
- PassPédibus :
pour les parents ne participant pas à l’accompagnement (même occasionnel) des enfants : 0.25 € par trajet et par enfant
- PassAides :
le PassTemps à 1.00 € pour 15 minutes
- PassAnniv’ :
- pour la formule sans le goûter, 42.00 € pour 8 enfants minimum puis 5.00 € par enfant
- pour la formule avec le goûter, 54.00 € pour 8 enfants minimum puis 6.50 € par enfant
- les options à savoir :
- réception des appels pour confirmer la présence des enfants invités : 1.00 € pour le groupe
- frais de déplacement pour réaliser les courses alimentaires pour le goûter
- accompagner les enfants invités à pied sur le lieu d’animation dans un rayon de 1 km et uniquement sur Porcheville : 2.00 € pour le groupe
- mise à disposition d’une salle pour deux heures pour 6.00 €
- les frais de déplacement lors d’une prestation à savoir :
- zone 1 (Porcheville) : 0.00 €
- zone 2 (Limay, Gargenville, Issou) : 5.00 €
- zone 3 (Juziers, Aubergenville, Flins sur Seine, Epône, Mézières sur Seine, Mantes la Jolie, Mantes la Ville, Buchelay, Magnanville) : 10.00 €
- Jardin partagé :
3.00 € par m² et par an de mise à disposition du 01/01 au 31/12
- Apprentissage des langues :
15.00 € pour 30 séances durant l’année scolaire soit 0.50 € par séance
- Aide aux devoirs :
- 3.00 € par enfant et par séance
- 2.50 € par enfant et par séance à partir du deuxième enfant de la même fratrie
- 165.00 € pour 66 séances durant l’année scolaire soit 2.50 € par séance
- option : la collation pour l’aide aux devoirs pour 1.00 € par séance
Après dépouillement (19 pour – 0 contre – 0 abstention – 2 ne prend pas part au vote – 0 nul ou blanc), l’assemblée fixe à l’unanimité la tarification ci-dessus appliquée aux activités.
Résolution 6- Fixation du barème des remboursements (2021)
Il est proposé à l’assemblée de reconduire les montants maximum du barème des remboursements des frais occasionnés pour l’accomplissement des mandats et des missions liées à l’association, applicable depuis le 01/01/2016, à savoir :
- nuitée : 50.00 €
- repas : 20.00 €
- communication téléphonique : 0.042 € par minute depuis un fixe ou un mobile
- remboursement kilométrique : 0.321 € pour les automobiles et 0.125 € pour les vélomoteurs, scooters, motos (actualisé par la direction générale des impôts)
Après dépouillement (18 pour – 0 contre – 0 abstention – 2 ne prend pas part au vote – 1 nul ou blanc), l’assemblée fixe à l’unanimité le barème ci-dessus des remboursements.
Résolution 7- Election des membres du conseil d’administration
- Le conseil d’administration du 13/03/2021 a acté la démission de fait de Houraye Dabo.
- Il a coopté Caroline Blanchet et Candy Blommaert en tant que membres du conseil d’administration.
- Il a nommé Caroline Blanchet en tant que trésorière de l’association.
- Depuis, sa composition est : Caroline Blanchet (trésorière), Candy Blommaert, Boris Bretaudeau, Angélique Duverger, Fabien Fournier (vice-président), Philippe Morice, Bruno Morosinotto-Hamot (président), Isabelle Thibault (secrétaire), 2 sièges vacants et 0 sièges ouverts pour cooptation par le conseil d’administration.
Il est proposé à l’assemblée générale de nommer Caroline Blanchet et Candy Blommaert en tant que membres du conseil d’administration aux 2 sièges vacants, libérant ainsi les 2 sièges ouverts pour cooptation par le conseil d’administration. Le nombre de sièges reste inchangé : 10.
Après dépouillement (21 pour – 0 contre – 0 abstention – 0 ne prend pas part au vote – 0 nul ou blanc), l’assemblée nomme à l’unanimité Caroline Blanchet et Candy Blommaert en tant que membres du conseil d’administration.
Résolution 8- Formalités légales de publication
Il est demandé à l’assemblée de donner pouvoir au président, à défaut à la secrétaire, à défaut à tout membre du conseil d’administration pour l’accomplissement des formalités légales de publication.
Après dépouillement (20 pour – 0 contre – 0 abstention – 1 ne prend pas part au vote – 0 nul ou blanc), l’assemblée donne pouvoir à l’unanimité au président, à défaut à la secrétaire, à défaut à tout membre du conseil d’administration pour l’accomplissement des formalités légales de publication
Questions diverses
Est-il possible de remplacer « bénéfice et perte » par « excédent et déficit » ?
Les termes « excédent et déficit » seront désormais employés.
Qu’est-il prévu pour les personnes âgées ?
Les services proposés sont essentiellement l’aide administrative, l’assistance technique, la mise en relation. En 2020, cela a représenté 191 heures. De plus, le jardin partagé participe à un lieu intergénérationnel d’échange et de transmission du savoir, du geste dans un esprit éco-citoyen et de développement durable.
L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 18h40.
En conséquence de tout ce qui précède, il est dressé le présent procès-verbal de l’assemblée générale.
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