Le 04/10/2013 à 19h20, le conseil d’administration de l’association PassPorcheville s’est réuni au 64 boulevard de la République à Porcheville (initialement prévu au 16 boulevard de la République), sur convocation de la secrétaire conformément à l’article 8 du règlement intérieur.

Etaient présents : Sofia Arous (présente à partir de 19h50), Boris Bretaudeau, Angélique Duverger, Jean Christian Farouault, Bruno Morosinotto-Hamot, Isabelle Roy (absente excusée à partir de 19h40), Yoann Sorhouet et Dorine Villeneuve (présente à partir de 19h50).

La feuille de présence laisse apparaître un total de huit administrateurs présents. Plus de la moitié des membres étant présents tout au long de la réunion, le conseil d’administration peut donc valablement délibérer, conformément à l’article 15 des statuts.

Le conseil d’administration est présidé par Bruno Morosinotto-Hamot, en qualité de président de l’association. Il est assisté par Dorine Villeneuve, secrétaire de l’association.

Le président rappelle l’ordre de jour :

  • retour sur la vie de l’association (validation des comptes rendus, adhésions, point financier, mise en place de la newsletter, …)
  • état d’avancement des groupes de travail aides, évènements et pédibus (actions passées, proposition de projets futurs, tarification, …)
  • mise en place d’un groupe de travail pour l’aide aux devoirs
  • recherche d’un local
  • point sur la formation de Sofia
  • questions diverses

1- Retour sur la vie de l’association

  • Le président fait lecture du procès-verbal du conseil d’administration du 05/04/2013 et des procès-verbaux du bureau du 04/06/2013, du 03/07/2013, du 04/09/2013 et du 13/09/2013. L’ensemble de ces procès-verbaux sont acceptés à l’unanimité sans modification.
  • Il est indiqué que l’association a reçu un agrément de service à la personne le 13/05/2013 par la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail, et de l’Emploi de la région d’lle de France. Cette information (SAP790259063) sera dorénavant notée dans tous les documents administratifs de l’association.
  • L’association compte 87 membres à ce jour (dont 35 extra-muros).
  • Communication : À l’unanimité, il est décidé qu’une personne doit être dédiée à la communication. Sofia se propose de prendre en charge cette mission de coordination. Boris, Jean Christian et Angélique proposent leur aide pour les relectures. Tous les membres du conseil d’administration valident ce point communication.
  • Finances : 500 € en trésorerie, reste des dépenses non régularisées. Point à refaire avec le trésorier.
  • Il est décidé d’un commun accord entre les membres du conseil d’administration que des sponsors doivent être trouvés pour aider à la vie de l’association. Sofia et Yoann se proposent de prendre en charge cette mission.

2.1- Groupe de travail évènements :

  • Partenariat établi avec l’association Oshun Sport et Danse au Circus de Limay, lors des zumba party des 26/05/2013, 07/07/2013 et 22/09/2013. Ces actions, gratuites pour l’association partenaire, ont toutefois ramenées des adhésions pour PassPorcheville. Une prochaine zumba spéciale Halloween est prévue le 03/11/2013. L’affiche est réalisée par Sofia.
  • PassAnniv : Ces animations ont été réalisées les 01/04/2013, 03/05/2013 et 02/06/2013. Le prochain anniversaire est prévu le 12/10/2013. Le groupe de travail a proposé une formule supplémentaire « animation + goûter » pour 1 à 8 enfants à 52 € puis 6,50 € par enfant supplémentaire. La majorité des membres adopte cette nouvelle formule et tarif.
  • Partenariat avec l’association d’athlétisme d’Issou : un stand et des animations pour les enfants ont été mises en place par PassPorcheville, lors de la course Relai des Portes du Vexin le 29/09/2013. Cette action a rapporté 53.30 €.
  • Futurs projets proposés :

    • Téléthon : les 07 et 08/12/2013 : M. Demézière de Téléthon 78 Ouest a volontiers accepté la participation de l’association et a transmis notre demande à M. Monégo, Responsable Téléthon de Porcheville (proposition d’activités manuelles enfants sur le thème de Noël et restauration/buvette).
    • Atelier photo intergénérationnel avec exposition sur Porcheville vers le 18/01/2014 (thème : évolution de Porcheville) : recherche d’un partenariat.

2.2- Groupe de travail aides :

  • La mise en relation, l’aide aux formalités et l’assistance technique sont en place.
  • Le flyer PassAides est disponible et le site internet est à jour.
  • Les actions réalisées à ce jour sont l’assistance technique (3 PassTemps depuis le dernier conseil d’administration), et la mise en relation essentiellement pour de la garde d’enfants et du jardinage.
  • Il est noté que le bureau devra avoir la liste des personnes qui sont mises en relation. Cette liste sera à disposition des membres du conseil d’administration.
  • Il est décidé par l’ensemble des membres de mettre en place un carnet à souche pour formaliser les ventes de PassTemps et un tripli pour formaliser le contenu de la prestation.
  • Dorénavant la logistique et le quotidien de PassAides peuvent être gérés par le bureau. D’un commun accord entre les membres du conseil d’administration, le groupe de travail aides est dissout.

2.3- Groupe de travail pédibus :

  • Une réunion d’information a eu lieu le 27/05/2013 pour présenter les résultats de l’enquête Pédidus. La Mairie a prêté gracieusement la salle de réunion, près du restaurant scolaire. 7 familles volontaires et enthousiastes ont participé à cette réunion. Les représentants de la Mairie et des écoles n’étaient malheureusement pas présents à cette réunion.
  • Une période d’essai a été réalisée sur les 3 dernières semaines de l’année scolaire 2012/2013 avec 40 enfants et 16 bénévoles qui ont testé 3 lignes.
  • Le pédibus a été proposé cet été mais sans succès.
  • Le PassPédibus a démarré pour la période scolaire 2013/2014, le 16/09/2013. La ligne « République » compte actuellement 14 enfants et 4 bénévoles, la ligne « Voyers » compte 8 enfants et 2 bénévoles, la ligne « Tibaldi » ouvrira prochainement.
  • Une information, présentant le succès de la période d’essai, le démarrage du Pédibus pour 2013/2014 et invitant à rejoindre cette action a été envoyée à la Mairie, aux directrices des écoles et aux parents d’élèves le 16/09/2013.
  • Tous les documents administratifs relatifs au Pédibus sont disponibles sur le site internet PassPorcheville, rubrique PassPédibus : fiches d’inscription et fiche sanitaire, règlement, lignes et horaires de bus et informations.
  • Une subvention du Crédit Agricole IDF de 500 € pourrait être allouée pour l’achat de matériel pour cette action (à finaliser avec le Président de l’association).
  • Dorénavant la logistique et le quotidien de PassPédibus peuvent être gérés par le bureau. D’un commun accord entre les membres du conseil d’administration, le groupe de travail pédibus est dissout.
  • Prochaines actions prévues :

    • Sensibilisation des accompagnateurs.
    • Réunion avec les enfants et bénévoles pour rappel du règlement et remerciements, incluant un jeu concours pour définir le logo pour représenter PassPédibus sur les documents administratifs.
    • Envoi pour inciter les parents à se joindre aux accompagnateurs et réclamer les documents administratifs manquants.
    • Proposer PassPédibus à l’école Mathurin Cordier.

3- Aide aux devoirs

  • Appel par Sofia de Mme Lenours-Arlet, conseillère pédagogique Direction Départementale de la Cohésion Sociale des Yvelines : sous les conseils de Mme Lenours-Arlet, il est préférable de proposer l’aide aux devoirs chez un particulier à un groupe d’enfants restreint (7 enfants maximum selon l’habitation). Pas de compétences particulières requises pour l’encadrant. La proposition est une « aide aux devoirs, un accompagnement » et non du « soutien scolaire ».
  • Visite par Sofia de l’association Mozaïque d’Ecquevilly (4000 habitants) qui fait de l’accompagnement à la scolarité.
  • Les membres du conseil d’administration nomment Boris et Sofia pour former un groupe de travail aide aux devoirs qui devra inclure d’autres membres volontaires de l’association pour mettre en place cette nouvelle PassAction dès que possible.

4- Recherche d’un local
Nécessité d’avoir un local expliquée par Sofia : nécessaire pour que les bénévoles et adhérents se réunissent et pour le bon développement de l’association. Pas de local disponible à ce jour. Demander à la Mairie de Porcheville la possibilité d’obtenir un local pour assurer une permanence régulière.

5- Point sur la formation de Sofia
Formation au diplôme d’état de la jeunesse, de l’éducation populaire et du sport, spécialité animation socio-éducative ou culturelle, mention développement de projets, territoires et réseaux, dispensée pendant 22 mois (du 14/01/2013 au 30/11/2014) par les Ceméa à Gennevilliers.
Un projet viable (sur au moins 9 mois) sur la structure de l’association et incluant des partenariats devra être mis en place par Sofia. Dans le cadre de ce projet, plusieurs échéances sont à noter :

  • un diagnostic du territoire de Porcheville externe et interne à l’association a été rendu en juin 2012.
  • le choix du projet sera à fournir pour le 09/12/2013.
  • l’axe du projet sera à remettre pour le 20/01/2014.
  • enfin un dossier complet de 50 pages sera à finaliser pour le 01/09/2014.

Tout au long de la réalisation de ce projet, des séances de travail animées par Sofia avec des membres de l’association et des partenaires devront avoir lieu. L’une d’entre elles fera l’objet d’une observation par des experts de la formation.
Deux projets sont proposés aux membres du conseil d’administration par Sofia:

  • l’aide aux devoirs (niveau élémentaire et collège).
  • le projet d’animation à l’établissement pénitentiaire pour mineurs de Porcheville accueillant des jeunes de 13 à 17 ans.

Les membres du conseil d’administration sont d’accord pour que Sofia affine le projet d’animation à l’établissement pénitentiaire pour mineur dans le cadre de sa formation.
Restant néanmoins important, le groupe de travail aides aux devoirs devra être mis en place dès que possible.

À noter que, dans le cadre de la formation DEJEPS, Sofia est rentrée à la faculté de Nanterre Paris X en septembre 2013 (cours tous les jeudis et vendredi jusqu’en avril 2014) pour obtenir une licence sciences de l’éducation.
Un problème lors de son inscription à la faculté est noté : 188 € normalement remboursable par les Ceméa, se sont transformés en 399 € non remboursable à priori, car Sofia est inscrite à Pôle Emploi.

6 – Question diverses :

  • Les membres de l’association sollicitent une formation Césu.
  • Aussi souvent que nécessaire, les groupes de travail devront informer les membres du conseil d’administration, à minima par email, des actions proposées ou prévues pour recueillir les éventuels commentaires ou avis des membres du conseil d’administration. Si pas de retour des membres, dans un délai défini par le groupe de travail, ce dernier continue les actions indiquées sans aval des membres du conseil d’administration.
  • Une rencontre avec tous les adhérents est à prévoir pour les informer des actions passées et à venir de l’association et les inviter à s’investir dans la vie de l’association.
  • 27 retours au sondage « minibus/courses collectives » effectué du 01/07/2013 au 15/09/2013. Le résultat de ce sondage indique qu’une action « minibus/courses collectives » n’est pas viable pour l’instant. Les détails des résultats seront publiés ultérieurement sur le site internet de l’association.

L’ordre du jour étant épuisé. Le président lève la séance à 22h30.

En conséquence, de tout ce qui précède, il est dressé le présent procès-verbal du conseil d’administration.