Le 05/04/2013 à 18h45, le conseil d’administration de l’association PassPorcheville s’est réuni au 23 rue des Voyers à Porcheville (le lieu initialement prévu au siège a été modifié), sur convocation de la secrétaire conformément à l’article 8 du règlement intérieur.

Etaient présents : Sofia Arous, Boris Bretaudeau, Angélique Duverger (absente excusée à partir de 21h30), Jean Christian Farouault, Bruno Morosinotto-Hamot, Isabelle Roy (absente excusée de 19h40 à 20h05), Yoann Sorhouet et Dorine Villeneuve.

La feuille de présence laisse apparaître un total de huit administrateurs présents. Le conseil d’administration peut donc valablement délibérer, conformément à l’article 15 des statuts.

Le conseil d’administration est présidé par Bruno Morosinotto-Hamot, en qualité de président de l’association. Il est assisté par Dorine Villeneuve, secrétaire de l’association.

Le président rappelle l’ordre de jour :

  • état d’avancement des groupes de travail aides, évènements et pédibus (proposition, validation, mise en place, …)
  • retour sur la vie de l’association
  • questions diverses

Bruno Morosinotto-Hamot fait lecture du procès-verbal du conseil d’administration du 18/01/2013. Il est adopté à l’unanimité. Les procès-verbaux du bureau du 29/01/2013, du 08/03/2013 et du 05/04/2013 sont également adoptés sans modification.
L’association compte 59 adhérents à ce jour.

Sofia Arous fait un retour sur le groupe de travail évènements.
Pour l’animation des anniversaires d’enfants, il est convenu que le groupe de travail doit approfondir les points suivants :

  • définir les responsabilités et les engagements de l’association et des parents
  • établir des formulaires concernant le droit à l’image
  • vérifier la faisabilité d’une formule avec le goûter compris (gâteau, bougies, boissons, bonbons) pour 1.50 € par enfant en plus

Le conseil d’administration adopte à l’unanimité la tarification suivante :

  • l’animation de 2h pour les anniversaires d’enfants (sans le goûter) : de 1 à 8 enfants = 40 € puis 5 € par enfant supplémentaire
  • les frais de déplacement : tarification établie par le groupe de travail aides
  • l’accompagnement à pied des enfants invités sur le lieu d’animation dans un rayon de 1 km et uniquement sur Porcheville : 2 € pour le groupe
  • la réalisation des courses alimentaires pour le goûter : tarification établie par le groupe de travail aides
  • la réception des appels pour confirmer la présence des enfants invités : 1 € pour le groupe

Il est indiqué que la Mairie ne sera pas partenaire du projet de l’association de réaliser la fête de la musique à Porcheville.
Si d’autres solutions ne sont pas trouvées sous 15 jours, le conseil d’administration souhaite l’annulation de cet évènement.

Isabelle Roy fait un retour sur le groupe de travail aides.
Des bénévoles de l’association interviennent pour des demandes d’assistance informatique et d’aide aux formalités. Ces actions dites de 1er niveau, seront tarifées en PassTemps.
Pour les autres domaines d’aides (tâches ménagères, bricolage-jardinage, esthétiques, garde d’enfant…), une mise en relation est effectuée entre adhérents. Cette mise en relation est gratuite.
Le conseil d’administration adopte à l’unanimité la tarification suivante :

  • les frais de déplacements aller et retour demandés à l’adhérent lors d’une prestation sont :
    • zone 1 (Porcheville) : 0 € (gratuit)
    • zone 2 (Issou, Gargenville, Limay) : 5 €
    • zone 3 (Aubergenville, Buchelay, Epône, Flins sur Seine, Juziers, Magnanville, Mantes la Jolie, Mantes la Ville, Mézières sur Seine) : 10 €
    • zone 4 : pour les autres communes, le bureau évaluera à la demande.
  • la résolution du problème par téléphone (appel du demandeur) en 15 minutes : gratuit
  • le PassTemps d’une demi-heure : 1 €
  • les frais kilométriques sont remboursés suivant le barème validé par l’assemblée générale. Pour cela, l’intervenant doit en faire la demande auprès de l’association.

Angélique Duverger fait un retour sur le groupe de travail pédibus.
L’association a reçu 61% de réponses au questionnaire, dont 57% sont positifs. 83 enfants emprunteraient le pédibus accompagnés par 46 parents.
La Mairie a été sollicitée pour envisager un éventuel partenariat et pour une demande de salle afin de faire un retour du questionnaire aux familles. Une période d’essai sera lancée en juin 2013.
Le conseil d’administration adopte à l’unanimité le tarif de 0,25 € par trajet et par enfant pour les parents ne participant pas à l’accompagnement (même occasionnel) des enfants. Aucun remboursement de frais téléphonique ne sera envisageable pour les accompagnateurs bénévoles.

Le conseil d’administration précise que tous les tarifs votés pendant cette réunion sont applicables à partir de l’année 2013. Ces informations seront transmises aux adhérents par les moyens de communications existants (lettre, téléphone, télécopie, courrier électronique, télémessage, panneau d’affichage, annonce légale, site Internet, …).

L’ordre du jour étant épuisé. Le président lève la séance à 23h00.

En conséquence, de tout ce qui précède, il est dressé le présent procès-verbal du conseil d’administration.