Le règlement intérieur a pour objectif de préciser, compléter et d’expliquer les statuts de l’association. Il est remis à l’ensemble des membres et annexé aux statuts de l’association.
Article 1 – Composition (en complément de l’article 7 des statuts)
Les membres fondateurs sont nommés dans le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive.
Le titre de membre d’honneur est attribué par le conseil d’administration.
Article 2 – Admission (en complément de l’article 8 des statuts)
Toute personne désirant adhérer doit remplir une demande d’adhésion, datée et signée, et s’engager à respecter les statuts et le règlement intérieur.
Elle s’acquitte du montant de la cotisation annuelle fixé par l’assemblée générale.
Le bureau a le droit de refuser des adhérents. Il est possible de former appel dans les huit jours suivant la notification devant le plus proche conseil d’administration. La notification est adressée par au moins un des moyens de communications existants (lettre, téléphone, télécopie, courrier électronique, télémessage, panneau d’affichage, annonce légale, site Internet, …).
Article 3 – Cotisation (en complément de l’article 9 des statuts)
Les membres fondateurs et les membres d’honneur sont, à titre exceptionnel, exempts de toute cotisation mais, s’ils le souhaitent peuvent s’acquitter de celle-ci.
La cotisation porte sur l’année civile en cours (du 01/01 au 31/12).
La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même en cas de démission, d’exclusion, ou de décès du membre en cours d’année.
Article 4 – Radiation (en complément de l’article 10 des statuts)
4.1 – Défaut de paiement : une relance pour défaut de paiement est formulée au membre par au moins un des moyens de communications existants (lettre, téléphone, télécopie, courrier électronique, télémessage, panneau d’affichage, annonce légale, site Internet, …).
Sans réponse sous huit jours, la radiation pour défaut de paiement est actée.
Pendant toute la procédure, la qualité de membre de l’intéressé est suspendue.
4.2 – Démission : la démission doit être adressée par écrit au (à la) président(e). Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
4.3 – Décès : en cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
4.4 – Exclusion : peuvent notamment être réputés constituer des motifs graves :
- la non-participation aux activités de l’association durant cinq années,
- une condamnation pénale pour crime ou délit,
- toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
La décision d’exclusion pour motif grave est adoptée par le conseil d’administration, statuant à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés, après avoir invité l’intéressé, qui peut être assisté par un autre membre, à fournir devant le bureau des explications orales ou écrites. Elle lui est notifiée par lettre recommandée dans un délai d’un mois. Elle peut être contestée dans un délai d’un mois à compter de sa notification par le membre radié devant la plus proche assemblée générale.
Pendant toute la procédure, la qualité de membre de l’intéressé est suspendue.
Article 5 – Comptabilité (en complément de l’article 12 des statuts)
L’exercice social commence le 1er janvier et finit le 31 décembre de chaque année.
Article 6 – Assemblée générale ordinaire (en complément de l’article 13 des statuts)
Les membres de l’association sont convoqués par le(a) président(e) à défaut par le(a) vice-président(e) à défaut le(a) secrétaire.
Les convocations sont adressées par au moins un des moyens de communications existants (lettre, téléphone, télécopie, courrier électronique, télémessage, panneau d’affichage, annonce légale, site Internet, …).
L’ordre du jour tient compte des points qui ont été soumis par les membres et parvenus par écrit au (à la) président(e) au moins un mois avant la date de convocation.
Si le(a) président(e) est indisponible, le(a) vice-président(e) dirige et préside l’assemblée générale.
Tout salarié de l’association peut être appelé par le(a) président(e) à assister, avec voix consultative, aux séances de l’assemblée générale.
Les délibérations ont lieu à main levée, toutefois le(a) président(e) peut décider de procéder au vote à scrutin secret, et doit le faire sur demande d’un tiers des membres présents ou représentés.
Le vote par procuration est autorisé si la procuration est présentée au (à la) président(e) à l’ouverture de l’assemblée générale pour validation.
Le vote par correspondance n’est pas admis.
Le représentant légal d’un membre mineur peut prendre part au vote en son nom.
Le procès-verbal de séance est consigné sur des feuillets numérotés, signés du (de la) président(e) et du (de la) secrétaire et conservés au siège de l’association.
Les délibérations s’imposent à tous les membres, y compris représentés ou absents.
Article 7 – Assemblée générale extraordinaire (en complément de l’article 14 des statuts)
L’assemblée générale extraordinaire sert pour une cause vraiment particulière, notamment pour :
- modifier les statuts,
- attribuer des biens de l’association,
- s’affilier à d’autres associations, unions ou regroupements,
- décider la fusion ou la scission de l’association,
- prononcer sa dissolution, nommer un ou plusieurs liquidateurs, procéder à la restitution des apports et s’il y a lieu, décider de l’attribution de l’actif à une association poursuivant des objectifs analogues.
Ces projets doivent avoir été préalablement approuvés par le conseil d’administration et sont joints à la convocation.
L’assemblée doit se composer des deux tiers au moins des membres. Si cette proportion n’est pas atteinte, elle est convoquée de nouveau à quinze jours au moins d’intervalle, et cette fois-ci, elle peut délibérer valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.
Le reste des modalités de procédure (convocations, déroulement, vote, …) sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.
Article 8 – Conseil d’administration (en complément de l’article 15 des statuts)
Le conseil d’administration est investi des pouvoirs de gestion les plus étendus.
Il est l’organe exécutif de l’association. Il s’emploie à faire respecter l’éthique, les règles de conduite, l’engagement et l’indépendance de l’association. Il peut autoriser tous les actes et opérations permis à l’association et qui ne sont pas réservés à l’assemblée générale.
Les membres du conseil d’administration doivent être membres de l’association, majeurs et jouir du plein exercice de leurs droits civils et civiques.
Les candidatures comme membre du conseil d’administration doivent parvenir par écrit au (à la) président(e) qui est chargé d’en arrêter la liste un mois avant la date de convocation de l’assemblée générale.
Aucun salarié de l’association ne peut être élu comme membre du conseil d’administration.
Pour être élu, un candidat doit totaliser la majorité des voix des membres présents ou représentés.
Toutes les fonctions des membres du conseil d’administration sont gratuites et bénévoles.
Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs suivant le barème des remboursements fixé par l’assemblée générale. Les membres du conseil d’administration ont la possibilité d’abandon de ces remboursements et d’en faire don à l’association en vue de la réduction d’impôt sur le revenu en application de l’article 200 du code général des impôts. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire indique, par bénéficiaire, les dits remboursements.
Tout contrat ou convention rémunéré ou non passé entre l’association d’une part et un membre du conseil d’administration, son conjoint ou un proche d’autre part, est soumis pour décision au conseil d’administration et présenté pour information à la plus proche assemblée générale.
Cinq jours au moins avant la date fixée, les membres du conseil d’administration sont convoqués par le(a) président(e) à défaut par le(a) vice-président(e) à défaut la secrétaire.
Les convocations sont adressées par au moins un des moyens de communications existants (lettre, téléphone, télécopie, courrier électronique, télémessage, panneau d’affichage, annonce légale, site Internet, …).
Tout membre du conseil d’administration peut faire inscrire un point à l’ordre du jour au plus tard trois jours avant la réunion du conseil d’administration adressé par écrit au (à la) président(e).
Si le(a) président(e) est indisponible, le(a) vice-président(e) dirige et préside les séances du conseil d’administration.
Tout salarié de l’association peut être appelé par le(a) président(e) à assister, avec voix consultative, aux séances du conseil d’administration.
Les décisions ont lieu à main levée, toutefois le(a) président(e) peut décider de procéder au vote à scrutin secret, et doit le faire sur demande d’un tiers des membres présents ou représentés.
Le vote par procuration est autorisé si la procuration est présentée au (à la) président(e) à l’ouverture de la séance du conseil d’administration pour validation.
Le vote par correspondance n’est pas admis.
Le procès-verbal de séance est consigné sur des feuillets numérotés, signés du (de la) président(e) et du (de la) secrétaire et conservés au siège de l’association.
Article 9 – Bureau (en complément de l’article 16 des statuts)
Le bureau représente l’association. Il assure la gestion des affaires courantes de l’association et se réunit aussi souvent que nécessaire, à l’initiative de ses membres.
Le bureau a tous les pouvoirs de décision pour assurer le bon fonctionnement de l’association. Il rend compte de ses décisions au conseil d’administration et à l’assemblée générale ordinaire.
Les séances du bureau peuvent être réalisées par tous les moyens techniques existants notamment la téléconférence audio ou vidéo.
Si le(a) président(e) est indisponible, le(a) vice-président(e) dirige et préside les séances du bureau.
Tout salarié de l’association peut être appelé par le(a) président(e) à assister, avec voix consultative, aux séances du bureau.
Le membre empêché peut donner pouvoir à un autre membre de son choix. Le membre mandataire présent ne peut détenir qu’un seul mandat de représentation en sus du sien.
La moitié au moins des membres du bureau doit être présente ou représentée pour qu’il puisse valablement délibérer.
Les décisions sont prises à main levée et à la majorité des membres présents ou représentés.
En cas de partage, la voix du (de la) président(e) est prépondérante.
Le vote par procuration est autorisé si la procuration est présentée au (à la) président(e) à l’ouverture de la séance du bureau pour validation.
Le vote par correspondance n’est pas admis.
Le procès-verbal de séance est consigné sur des feuillets numérotés, signés du (de la) président(e) et du (de la) secrétaire et conservés au siège de l’association.
Article 10 – Rôles
10.1 – La fonction de président(e)
Le(a) président(e) est le(a) garant(e) des orientations de l’association, définies par l’assemblée générale. Il(elle) est appelé(e) à rendre des comptes de l’exécution de ces orientations devant l’assemblée générale lors du rapport moral annuel.
Le(a) président(e) :
- représente l’association dans tous les actes de la vie civile, notamment pour soutenir une action en justice au nom de l’association,
- est l’image de l’association auprès des partenaires associatifs, institutionnels et privés,
- dirige l’administration de l’association, notamment :
- la signature des contrats,
- l’embauche du personnel,
- la logistique,
- la gestion d’équipe.
- anime l’association,
- met en place, supervise et coordonne la conduite des activités et des actions,
- assure les relations publiques, internes et externes,
- ordonne les dépenses,
- convoque et préside l’assemblée générale, le conseil d’administration et le bureau,
- est appelé à communiquer dans la presse, les médias, vers les adhérents et se porte garant des propos tenus par l’association.
Il(elle) peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs ou missions à un membre du conseil d’administration ou à un salarié de l’association.
En cas de représentation en justice, il(elle) ne peut être remplacé(e) que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spéciale du conseil d’administration.
Il(elle) doit faire connaître dans les trois mois, à la préfecture du département où l’association a son siège social, tous les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association.
10.2 – La fonction de vice-président(e)
Le(a) vice-président(e) supplée le (la) président(e).
10.3 – La fonction de secrétaire
Le (la) secrétaire est la mémoire de l’association en assurant les tâches administratives et juridiques.
Le (la) secrétaire :
- connaît et fait appliquer les statuts de l’association en veillant au respect du cadre légal prévu par les statuts,
- tient la correspondance,
- informe les membres de l’association de la tenue de réunion : planifie et organise les réunions de l’association,
- établit les procès-verbaux des séances du bureau, du conseil d’administration et de l’assemblée générale,
- tient les registres réglementaires à jour,
- communique en préfecture dans un délai de trois mois à partir de la date de l’assemblée générale toutes modifications dans l’administration ou les statuts de l’association,
- remplit et adresse les formulaires réglementaires aux organismes concernés,
- tient à jour les fichiers (adhérents, partenaires, médias, fournisseurs…),
- fait la veille juridique, réglementaire et utile à la vie de l’association,
- est responsable des archives.
10.4 – La fonction de vice-secrétaire
Le(a) vice-secrétaire supplée le (la) secrétaire.
10.5 – La fonction de trésorier(e)
Le (la) trésorier(e) a la responsabilité de gérer les finances et les comptes de l’association.
Il(elle) prépare le compte de résultat et le bilan, présentés à l’assemblée générale annuelle où il (elle) rend compte de sa mission.
Le (la) trésorier(e) :
- est gestionnaire responsable des fonds de l’association,
- établit le budget prévisionnel,
- conseille les choix financiers,
- conduit le budget,
- garantit de la gestion comptable de l’association,
- remplit les demandes de subventions et les adresse aux organismes compétents,
- effectue les opérations de dépenses définies sous la responsabilité du (de la) président(e) :
- remboursement de frais,
- règlement des factures.
- se préoccupe des rentrées financières :
- cotisations,
- participations des usagers,
- les subventions.
- assure la relation entre l’association et le banquier,
- présente périodiquement la situation financière au bureau et au conseil d’administration,
- établit le rapport financier annuel.
10.6 – La fonction de vice-trésorier(e)
Le(a) vice-trésorier(e) supplée le (la) trésorier(e).
Les fonctions de président(e) et de trésorier(e) ne sont pas cumulables.
Article 11 – Etablissements bancaires
Le(a) président(e) ou le(a) trésorier(e) ont tous les pouvoirs nécessaires pour effectuer toutes les opérations bancaires (ouvertures ou clôtures de comptes, retraits d’espèces, chèques, virements, placements financiers, …)
Ces pouvoirs peuvent être exercés séparément pour les sommes inférieures à cinq cents €uros et ensemble pour les montants supérieurs.
Tant que les établissements bancaires n’ont pas eu communication des nouveaux(elles) président(e) et trésorier(e), tous effets signés des précédent(e)s président(e) et trésorier(e) sont réputés valables, et engagent l’association.
Article 12 – Groupe de travail
Un groupe de travail est :
- constitué et missionné par décision du conseil d’administration,
- composé de membres de l’association (deux au moins et dix au plus),
- le cas échéant, assisté par des personnes physiques ou morales extérieures qui doivent être agréées par le conseil d’administration.
Il a pour objet toutes initiatives et réflexions pouvant servir à la gestion et au bon développement de l’association.
Il désigne, parmi ses membres, un rapporteur.
Les réflexions, avis ou propositions sont adressés par le rapporteur au conseil d’administration.
La durée de la mission, limitée au plus à un an, est fixée par décision du conseil d’administration.
Toutes les fonctions des membres sont gratuites et bénévoles.
Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mission sont remboursés sur justificatifs suivant le barème des remboursements fixé par l’assemblée générale. Les membres ont la possibilité d’abandon de ces remboursements et d’en faire don à l’association en vue de la réduction d’impôt sur le revenu en application de l’article 200 du code général des impôts. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire indique, par bénéficiaire, les dits remboursements.
Article 13 – Modification du règlement intérieur (en complément de l’article 17 des statuts)
Une demande de modification du règlement intérieur peut être faite par tout membre du conseil d’administration ou par l’assemblée générale ou par un cinquième des membres de l’association.
Cette demande de modification doit être adressée au (à la) président(e) par écrit au moins un mois avant l’une des réunions du conseil d’administration. Ce dernier dispose de trois mois pour valider ou refuser la modification proposée.
Après approbation par le conseil d’administration, le nouveau règlement intérieur s’impose à tous les membres de l’association.
Article 14 – Informatique et libertés
Les informations recueillies lors de l’adhésion sont nécessaires pour la gestion des membres. Elles font l’objet d’un traitement informatisé et sont destinées au secrétariat de l’association. Conformément aux articles 39 et suivants de la loi N° 78-17 du 06 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, tout membre bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le concernent. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, le membre adresse une demande écrite au (à la) président(e).
Le présent règlement intérieur a été approuvé par l’assemblée constitutive du 14/12/2012.